Reis- en onkostendeclaraties
 
 

Persoonlijke gegevens
 
Beste [geg_voornaam],

Met bijgaand onkostenformulier kun je declaraties indienen bij de afdeling Personeels- en salarisadministratie van BMC.
Declaraties die uiterlijk de 14e van de maand ontvangen zijn,  worden gegarandeerd meegenomen
met de salarisverwerking van desbetreffende maand.
In verband met de maximale bestandsgrootte, graag de bijlagen in PDF-formaat toevoegen.

LET OP: De deadline voor het indienen van declaraties over 2024 is vastgesteld op 1 maart 2025.
Na deze datum kunnen declaraties voor 2024 helaas niet meer in behandeling worden genomen.
We verzoeken je vriendelijk om ervoor te zorgen dat alle declaraties voor deze datum hebt ingediend
 
Alvast bedankt voor je medewerking.
 
 
Met vriendelijke groet,
BMC Personeels- en salarisadministratie
033-4459333
 

Reis- en/of onkosten declareren
 
Met dit formulier kun je reis- en/of onkosten declareren.
Geef hier aan welke kosten je wilt declareren.
Je kunt vervolgens op de volgende pagina(s) de reizen opgeven danwel bijlagen toevoegen.

In het Declaratiereglement kun je lezen wat je kunt declareren onder de verschillende
kostensoorten en wat je moet aanleveren voor iedere kostensoort.


Declaratiereglement 2025
Maand waarvoor je reis- en/of onkosten declareert:
* Invoer verplicht.
 
Welke kostensoorten je kunt declareren, hangt af van of je wel of geen lease-auto hebt.
  
 
 
 
 
 
 
 
 

OV-kosten zakelijke reizen

LET OP: Voor het kunnen declareren van OV-kosten dien je een akkoord van je manager toe te voegen aan de bijlagen.

Voeg bij OV-kosten het OV- of NS-overzicht of kaartjes/factuur toe van die kosten.
 
 

Declaraties Algemene kosten
 
Geef hier voor de door jou gekozen kostensoorten de bedragen op die je declareert.
Voeg bijlagen als bewijs van de door jou gemaakte kosten.
 

Brandstofkosten (Geen tankpas)
 

Opleidingen, cursussen, congressen, seminars
Geef hier voor de door jou gekozen kostensoorten de bedragen op die je declareert.
Voeg bijlagen als bewijs van de door jou gemaakte kosten.
Om de kosten van de opleiding, cursus of training te kunnen vergoeden is er een getekende studieovereenkomst nodig. Neem hiervoor contact op met personeelszaken@bmc.nl
Voor de geselecteerd onkosten is een akkoord van jouw manager vereist.
Voeg hieronder een screenshot van het akkoord van je manager toe:
 

Lidmaatschap beroepsvereniging
Voor de geselecteerd onkosten is een akkoord van jouw manager vereist.
Voeg hieronder een screenshot van het akkoord van je manager toe:
 

OV-kosten zakelijke afspraken
Voor de geselecteerd onkosten is een akkoord van jouw manager vereist.
Voeg hieronder een screenshot van het akkoord van je manager toe:
 

Parkeerkosten, brug-, veer-, tolkosten
Voor de geselecteerd onkosten is een akkoord van jouw manager vereist.
Voeg hieronder een screenshot van het akkoord van je manager toe:
 

VOG (Verklaring Omtrent Gedrag)
Heb je de digitale kopie van je VOG gemaild naar personeelszaken@bmc.nl ?
Deze hebben we nodig om je declaratie te kunnen verwerken
 

Zakelijke overnachting
LET OP: Zakelijke overnachtingen dienen via Egencia/Hospitality betaald te worden.
Gelieve de bonnen/facturen van de maaltijdkosten samen te voegen in één PDF-bestand, indien je meer dan vijf bonnen en/of facturen wilt uploaden als bijlage.
 

Ontbijt/diner bij zakelijke overnachting
 
 
 

Declareren kosten leaseauto
 

Zakelijke kosten
 

Brandstof-/laadkosten (geen tank-/laadpas)
Indien het niet mogelijk was je benzine- of laadkosten te betalen met de tank/laadpas, kun je deze kosten indienen bij de leasemaatschappij.

Zie hieronder per leasemaatschappij de link naar de website van je leasemaatschappij voor meer informatie over het declareren van brandstof:
Ayvens (vh Leaseplan)
Arval
Athlon
Alphabet

Heb je een huurauto en nog geen tankpas in je bezit, laat het dan weten, deze kosten lopen wel via BMC.
Stuur dan een e-mail naar personeelszaken@bmc.nl, upload de tankbon als bijlage en geef aan dat het om een tankbeurt voor de huurauto gaat.

Declareren kosten leaseauto
 

Privé kosten
 

Brandstof-/laadkosten buitenland

Brandstofkosten
Indien je meerdere kosten hebt gemaakt, kun je hiervoor het declaratieformulier gebruiken.

Nummer de bonnen zodat dit overeenstemt met het nummer in kolom A op je declaratieformulier
Op de bon moet duidelijk vermeld staan hoeveel liters er zijn getankt en wat de literprijs is.
Tank je bij een onbemand benzinestation en krijg je alleen een betaalbewijs, maak dan ook een foto van de teller van de pomp en voeg beide documenten toe als bijlage.

Laadkosten elektrische auto
Voor het laden in het buitenland heb je een privé laadpas nodig
Uitsplitsen van de factuur is niet nodig, maar op de factuur moet duidelijk zijn dat de laadactie in het buitenland heeft plaatsgevonden.

 

Declaraties kosten collega's / medewerkers
 
Geef hier voor de door jou gekozen kostensoorten de bedragen op die je declareert.
Voeg bijlagen als bewijs van de door jou gemaakte kosten.
 

Intermediaire kosten
Zakelijke kosten die je maakt voor of namens de klant, en die doorbelast mogen worden aan de klant of op het project kunnen worden geboekt.
Bijvoorbeeld: materiaal dat namens de opdrachtgever is aangeschaft voor de uitvoering van de opdracht.

LET OP: Indien kosten niet op een project mogen worden geboekt of niet mogen worden doorbelast aan de klant, dan betreft het representatiekosten

Representatiekosten
Dit zijn zakelijke kosten die gemaakt worden voor het onderhouden van zakelijke relaties.
Ze betreffen uitgaven die je doet om BMC te vertegenwoordigen tijdens ontmoetingen, bijeenkomsten, evenementen,
diners of andere gelegenheden.
Een voorbeeld hiervan is een presentje voor een spreker.
Kosten die je maakt 'op eigen titel', zoals bijdragen aan geschenken voor een collega of opdrachtgever, vallen  onder je vaste kostenvergoeding en kunnen niet gedeclareerd worden.

LET OP: Voor het declareren van deze kosten is goedkeuring van je manager vereist. Voeg het akkoord van je manager toe als bijlage.
Voor de geselecteerd onkosten is een akkoord van jouw manager vereist.
Voeg hieronder een screenshot van het akkoord van je manager toe:

Kosten overleg gehuurde locatie (bv Bosdag)
Geef hier de bedragen op voor de door jou gekozen kostensoorten die je declareert.

Voeg bijlagen als bewijs van de door jou gemaakte kosten.

LET OP: Voor het declareren van deze zakelijke kosten is goedkeuring van je manager vereist.
Voeg het akkoord van je manager toe als bijlage.
Voor de geselecteerde onkosten is een akkoord van jouw manager vereist.
Voeg hieronder een screenshot van het akkoord van je manager toe:
 

Teamuitje
 
Geef hier de bedragen op voor de door jou gekozen kostensoorten die je declareert.

LET OP: Voor het declareren van deze kosten is goedkeuring van je manager vereist.
Voeg het akkoord van je manager toe als bijlage.
Voor de geselecteerde onkosten is een akkoord van jouw manager vereist.
Voeg hieronder een screenshot van het akkoord van je manager toe:
 

Declaraties Zakelijke reizen buitenland
 
Geef hier voor de door jou gekozen kostensoorten de bedragen op die je declareert.
Voeg bijlagen als bewijs van de door jou gemaakte kosten.
 

OV-kosten/Taxi naar luchthaven Nederland
Voor de geselecteerd onkosten is een akkoord van jouw manager vereist.
Voeg hieronder een screenshot van het akkoord van je manager toe:
 

Parkeerkosten leaseauto

Privé parkeerkosten vanaf 1-5-2025

Privé parkeerkosten kunnen niet met terugwerkende kracht verrekend worden. Kosten gemaakt vanaf 1 mei 2025 komen voor de verrekening in aanmerking.
Je kunt alleen kosten declareren van de voorgaande maand. Het opsparen van bonnen is niet toegestaan en worden daarom niet in behandeling genomen. 
Voorbeeld: de kosten van mei kunnen alleen in juni ingediend en verwerkt worden, kosten van juli kunnen alleen in augustus ingediend en verwerkt worden.

Indien je meerdere kosten hebt gemaakt, kun je hiervoor het declaratieformulier gebruiken.
Nummer de bonnen zodat dit overeenstemt met het nummer in kolom A op je declaratieformulier.
Gelieve de bonnen/facturen van de parkeerkosten samen te voegen in één PDF-bestand, indien je meer dan vijf bonnen en/of facturen wilt uploaden als bijlage.
 

Parkeerkosten in het buitenland
Voor de geselecteerd onkosten is een akkoord van jouw manager vereist.
Voeg hieronder een screenshot van het akkoord van je manager toe:
 

Zakelijke kosten buitenland (alle reis- en verblijfskosten)
Voor de geselecteerd onkosten is een akkoord van jouw manager vereist.
Voeg hieronder een screenshot van het akkoord van je manager toe:
 

Parkeerkosten leaseauto
Alle zakelijke parkeerkosten die gemaakt zijn m.b.t. het gebruik van jouw leaseauto.
Gelieve de bonnen/facturen van de parkeerkosten samen te voegen in één PDF-bestand, indien je meer dan vijf bonnen en/of facturen wilt uploaden als bijlage.
Voor de geselecteerd onkosten is een akkoord van jouw manager vereist.
Voeg hieronder een screenshot van het akkoord van je manager toe:

Declaraties Vervoersbudget

Declaraties Brandstof buitenland
 
 

Brandstof, brug-, veer-, tol-, laadkosten
Wanneer je de BMC lease auto ook privé rijdt en er sprake is van een fiscale bijtelling, 
​kunnen de brandstofkosten die je tankt in het buitenland worden verrekend met deze fiscale bijtelling.
 
Geef hier het bedrag van de totale kosten op.
Voeg als bijlage het ingevulde Excel-formulier en de bijbehorende bonnen voor deze kosten toe.
 
 
 

Zakelijk gebruik eigen auto of zakelijke OV-kosten
Voeg bij eigen vervoer als bijlage het ingevulde Excel-formulier voor deze kosten toe.
Voeg bij OV-kosten het OV-overzicht of kaartjes/factuur toe van die kosten.  
 
Indien je gebruik hebt gemaakt van het OV en eigen vervoer, voeg dan naast het Excel-formulier 
ook het OV-overzicht en/of de kaartjes/factuur toe van die kosten. 

Geef per soort (OV / Km's) het bedrag van de totale kosten op.
 
  
 
 
 
 

Tol- en veergelden zakelijk

Zakelijke tol en veergelden, bijv. boot naar Texel ivm opdracht op Texel, Schelde tunnel ivm opdracht

 
 

Tol- en veergelden privé

Tol
Indien je meerdere kosten hebt gemaakt, kun je hiervoor het declaratieformulier gebruiken.
Nummer de bonnen zodat dit overeenstemt met het nummer in kolom A op je declaratieformulier.
Naast de tolbonnetjes, mag je ook bank – of creditcardafschriften aanleveren.
Op de afschriften moet duidelijk staan vermeld op welke naam en adres de kaart staat. Tevens moet duidelijk zijn af te lezen dat het gaat om tolkosten.

Overtocht veerboot
Alleen de kosten van de auto mogen fiscaal verrekend worden en dus niet de kosten voor b.v. de personen die meegaan of een gereserveerde zitplaats of hut.
Op de bon moet duidelijk af te lezen zijn wat de kosten zijn voor alleen de auto.

 
 

Waskosten

Waskosten vanaf 1-5-2025
Waskosten voor de auto mag je maximaal 2x per maand laten verrekenen. Kosten gemaakt vanaf 1 mei 2025 komen voor de verrekening in aanmerking.
Je kunt alleen kosten declareren van de voorgaande maand. Het opsparen van bonnen is niet toegestaan en worden daarom niet in behandeling genomen. 
Voorbeeld: de kosten van mei kunnen alleen in juni ingediend en verwerkt worden, kosten van juli kunnen alleen in augustus ingediend en verwerkt worden.

 
 

Declareren OV losse reizen / reizen op saldo
 
LET OP: Voorwaarden voor de vergoeding zijn:
  • Transactieoverzicht bevat alleen reizen met een zakelijk karakter
  • Transactieoverzicht is van één maand (eerste t/m laatste dag van de maand)
  • De betreffende maand is vermeld in bestandsnaam
  • De in- en uitstap locaties dienen zichtbaar te zijn op het transactieoverzicht
In deze instructie staat wat nodig is voor het correct declareren van je OV-kosten.
Klik hier voor het maken van een correct OV weekoverzicht.

LET OP: Heb je met een OV-fiets gereisd, dan mogen alleen de kilometers met een zakelijk karakter worden gedeclareerd, tegen 23 cent per kilometer.
Voor zakelijke OV-kosten behoeven we ook een akkoord van je manager om de OV-kosten naast de leaseauto te mogen declareren
 
 
[dr_inl_week_2020]
 

Declareren OV kosten Abonnement
 
 
Voorbeeld NS Flex met een traject- of kortingsabonnement:
Bij maandabonnementen zien we graag de factuur die hierbij hoort.  
Bij kortingsabonnementen declareer je de kosten van het abonnement
De losse reiskosten transactieoverzichten moeten per maand gesplitst worden 
Voorbeeld NS Flex met reizen op saldo: 
 
Voorwaarden declareren Kortingsabonnement

LET OP:
Voeg het volgende bestand toe:
1. Upload de maandfactuur van NS-flex/abonnement met daarop de ingangsdatum van de periode (maand) die je wilt declareren.
    Vanuit hier worden de abonnementskosten vergoed. Losse reizen dienen apart ingediend te worden.
2. Upload een transactieoverzicht van de losse zakelijke reizen, deze dienen naast de factuur apart ingediend te worden.

Klik hier voor een uitgebreide instructie voor declareren van reiskosten met NS-flex.

Voorbeeld: Gaat het abonnement in op 4 april, geef dit op als ingangsdatum (veld hieronder) 

Voorwaarden declareren maand abonnement

- Zichtbaar moet zijn: jouw naam of rekeningnummer en het bedrag op de factuur.
- LET OP: Heb je met een OV-fiets gereisd, dan mogen alleen de kilometers met een zakelijk karakter worden gedeclareerd, tegen 23 cent per kilometer. 

Voeg het volgende bestand toe:

  1. Upload de maandfactuur van NS-flex/abonnement met daarop de ingangsdatum van de periode (maand) die je wilt declareren. Vanuit hier worden de abonnementskosten vergoed.
  2. Upload een transactieoverzicht van de (eventuele) losse zakelijke reizen die buiten het maandabonnement vallen, deze dienen naast de factuur apart ingediend te worden.

Klik hier voor een uitgebreide instructie voor declareren van reiskosten met NS-flex.
 

Voorbeeld: Gaat het abonnement in op 4 april, geef dit op als ingangsdatum (veld hieronder) 
Voor zakelijke OV-kosten behoeven we ook een akkoord van je manager om de OV-kosten naast de leaseauto te mogen declareren
 
 
dd-mm-jjjj
 
Let op: Indien je een NS Flex abonnement hebt, maar je wilt je gemaakte reizen op saldo declareren, selecteer dan op de vorige pagina de optie "Losse Reizen / Reizen op saldo"

Declaratieoverzicht
 

Algemene kosten
 

Kosten collega's / medewerkers
 

Kosten Zakelijke reizen buitenland
 

Kosten leaseauto zakelijk

Kosten leaseauto prive

Kosten Vervoersbudget

OV-kosten zakelijke reizen
 
 
* = Invoer verplicht
 
Het formulier kan niet worden geopend. Met dit formulier dienen bestanden te worden verzonden. Dit is op het systeem waar u mee werkt (Safari op iOS) helaas niet mogelijk.
Je kunt jouw employeenummer terugvinden in MijnBMC onder Mijn privégegevens
Een NS Flex traject- of kortingsabonnement zie je bovenaan op je factuur:
 Voorbeeld kortingsabonnement:

 
Treinreizen op saldo

 
Let op: het gaat om het betaalbewijs van de maand die je declareert.